La présente déclaration de confidentialité vous informe de la manière dont nous traitons vos informations personnelles lorsque vous vous inscrivez au vivier de talents spécialisés de l'équipe humanitaire mondiale (GHT).

Coordonnées

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits relatifs à vos données, veuillez contacter : privacy@oxfam.org.uk 

Quelles informations collectons-nous, utilisons-nous et pourquoi ?

Le registre interne GHT permet d'identifier les membres du personnel de la confédération Oxfam susceptibles d'intervenir dans le cadre d'urgences humanitaires. Nous collectons et utilisons des informations personnelles afin de gérer le registre, d'évaluer l'état de préparation au déploiement et d'affecter les personnes aux besoins liés à la crise.

Lorsque vous accédez pour la première fois au registre via Okta Single Sign-On, les seules données extraites automatiquement sont :

• Votre nom
• Votre adresse e-mail Oxfam

Toutes les autres informations que vous fournissez sont facultatives et optionnelles.
Vous n'êtes pas tenu de remplir votre profil complet. Nous vous recommandons vivement de ne fournir que le minimum d'informations que vous seriez à l'aise de voir consultées par d'autres membres du personnel d'Oxfam que vous ne connaissez peut-être pas. Cela inclut les collègues d'autres filiales ou pays qui pourraient être impliqués dans la planification des déploiements.

Vous pouvez mettre à jour ou supprimer vos informations à tout moment en vous connectant à votre profil.
Nous recueillons les informations suivantes si vous choisissez de les fournir :

Informations de base

• Adresse e-mail personnelle
• Numéro de téléphone
• Identifiant Skype (facultatif)

Informations sur l'emploi et les ressources humaines

• Intitulé du poste actuel et lieu de travail (bureau, filiale, région, pays)
• Employeur légal (filiale exécutante)
• Type de contrat (national/international ; permanent/temporaire)
• Date de fin de contrat (si temporaire)
• Nom et adresse e-mail du supérieur hiérarchique
• Nom et adresse e-mail du contact RH
• Ancienneté

Informations relatives au déploiement

• Expérience en matière de déploiement (pays et fonctions)
• Expérience en matière de gestion
• Expertise fonctionnelle, opérationnelle ou technique
• Langues (parlées, lues, écrites)
• Historique des formations Oxfam (avec dates d'achèvement)
• Préférences en matière de déploiement (pays, secteurs, compétences à développer)
• Durée maximale du déploiement
• Délai de préavis requis pour les déplacements

Données de catégorie spéciale. Si cela est pertinent pour un déploiement international, nous pouvons également vous demander :

• Nationalité
• Pays de résidence
• Numéro(s) de passeport et dates d'expiration
• Visa(s) détenu(s) et dates d'expiration
• Tout antécédent de refus de visa

Ces données ne sont demandées que lorsqu'elles sont nécessaires à la planification du déploiement ou aux demandes de visa. Vous n'êtes pas tenu de les fournir, sauf si vous êtes pressenti pour un déploiement international où elles sont spécifiquement requises.

Nos bases légales pour l'utilisation de vos données

Nous respectons la législation sur la protection des données au Royaume-Uni et dans l'Union européenne (RGPD britannique et RGPD européen). Ces lois stipulent que nous devons avoir une raison valable, appelée « base légale », pour utiliser vos informations personnelles.

Pour la plupart des données que vous nous fournissez, nous utilisons :

• Intérêts légitimes (RGPD britannique et européen, article 6(1)(f)) Cela signifie que nous devons utiliser vos données pour gérer le registre GHT de manière à aider Oxfam à répondre aux situations d'urgence. Nous le faisons de manière équitable et prudente, et n'utilisons que les données nécessaires à cette fin.

Pour les données sensibles (telles que votre nationalité ou votre passeport), nous utilisons :

• La législation en matière d'emploi et de protection sociale (RGPD britannique et européen, article 9(2)(b)) Cela signifie que nous pouvons avoir besoin de ces informations pour planifier des déplacements sûrs et légaux dans le cadre de votre travail d'urgence chez Oxfam. Nous n'utilisons ces données qu'en cas de nécessité et les conservons en toute sécurité.

Nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour ce traitement, car l'inscription au registre peut être une responsabilité liée au travail, et le consentement en vertu du RGPD doit être facultatif et donné librement.

Vos droits en matière de protection des données

En vertu des lois britanniques et européennes sur la protection des données, vous disposez de droits sur vos données. Ceux-ci comprennent:

• Accès – Demander à consulter les données que nous détenons à votre sujet.
• Correction – Nous demander de corriger toute erreur dans vos données.
• Suppression – Nous demander de supprimer vos données (par exemple, si vous quittez le registre).
• Restriction – nous demander de cesser temporairement d'utiliser vos données
• Opposition – nous demander de cesser d'utiliser vos données si vous estimez que nous n'avons pas de raison valable de le faire
• Portabilité – nous demander d'envoyer vos données à quelqu'un d'autre ou à vous-même

Pour exercer l'un de ces droits, envoyez un e-mail à privacy@oxfam.org.uk   Nous vous répondrons dans un délai d'un mois.

D'où proviennent vos données

La plupart des informations proviennent directement de vous lorsque vous remplissez votre profil. Certaines données de base (comme votre nom ou votre fonction) peuvent être ajoutées automatiquement lorsque vous vous connectez à l'aide d'Okta.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données tant que vous faites partie du registre interne GHT. Si vous quittez Oxfam ou demandez à être retiré du registre, vos données seront supprimées à l'aide des outils intégrés au système.

Qui a accès à vos données ?

Nous pouvons partager vos données avec :

• Bizneo, la société qui gère le système de gestion des effectifs (elle traite vos données uniquement selon nos instructions)
• Les équipes d'Oxfam, notamment les responsables des effectifs, les responsables de l'approbation et les bureaux nationaux concernés, mais uniquement lorsque cela est nécessaire pour planifier les déploiements.

Nous ne vendons jamais vos données et ne les partageons avec personne en dehors d'Oxfam, sauf en cas de planification de déploiement d'urgence et lorsque les mesures de protection nécessaires sont en place.

Partage de données en dehors du Royaume-Uni ou de l'UE

Si votre profil doit être partagé avec des équipes d'Oxfam en dehors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen (EEE), nous respectons les règles légales prévues par :

• le chapitre V du RGPD britannique, et
• le chapitre V du RGPD européen

Nous utilisons des outils tels que :

• les clauses contractuelles types (SCC) approuvées par la Commission européenne ou l'ICO britannique ;
• l'addendum britannique, si nécessaire ;
• les contrôles d'accès et le cryptage.

Cela permet de garantir la sécurité de vos données, même lorsqu'elles sont partagées au-delà des frontières.

Comment déposer une réclamation

Si vous avez des inquiétudes concernant l'utilisation de vos données, veuillez contacter : privacy@oxfam.org.uk.
Vous pouvez également déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données :

•  Résidents britanniques – Information Commissioner's Office (ICO)